BAB. 22 DESAIN SISTEM, IMPLEMENTASI, DAN OPERASI

Desain Sistem Konseptual

Figure22-1 menampilkan langkah desain konseptual: mengevaluasi alternatif desain, mempersiapkan spesifikasi desain, dan mempersiapkan laporan desain sistem konseptual.

Mengevaluasi Alternatif Desain

Table22-1 merangkum pertimbangan desain dan alternatif.

Figure22-1

Table22-1

Mempersiapkan Spesifikasi Desain dan Laporan

Setelah alternatif desain dipilih, spesifikasi desain konseptual dibuat untuk elemen-elemen berikut:

• Output
• Penyimpanan data
• Input
• Prosedur dan operasi pemrosesan

Laporan desain sistem konseptual merangkum kegiatan desain konseptual, memandu kegiatan desain fisik, mengomunikasikan bagaimana semua kebutuhan informasi akan dipenuhi, dan membantu komite pengarah menilai kelayakan. Table22-8, dalam ringkasan chapter, menunjukkan isi laporan ini.

Desain Sistem Fisik

Figure22-2 menunjukkan fase desain sistem fisik yang dijelaskan di bawah ini secara rinci.

Figure22-2

Desain Output

Output biasanya cocok dalam satu dari empat kategori berikut:

1. Laporan terjadwal
2. Laporan analisis tujuan khusus
3. Laporan pengecualian yang dipicu
4. Permintaan laporan

Desain File dan Database

Desain file dan database yang penting pertimbangannya dirangkum dalam Table22-3

Table22-2

Table22-3

Desain Input

Pertimbangan desain input termasuk apa tipe data yang akan diinput dan metode input yang optimal. Pertimbangan untuk desain input ditunjukkan dalam Table22-4

DESAIN BENTUK     Prinsip-prinsip desain bentuk dirangkum dalam Table22-5.

DESAIN LAYAR KOMPUTER     Layar input komputer paling efektif ketika prosedur ini diikuti:

• Atur layar sehingga data dapat dimasukkan dengan cepat, akurat, dan lengkap
• Masukkan data dalam urutan yang sama seperti yang ditampilkan pada formulir kertas yang menangkap data
• Kelompokkan data yang terkait secara logis bersamaan
• Desain layar sehingga pengguna dapat melompat dari satu lokasi entri data ke yang lain atau menggunakan satu tombol untuk langsung ke lokasi layar
• Buatlah mudah untuk memperbaiki kesalahan
• Batasi data atau jumlah opsi menu pada layar untuk menghindari kekacauan

Desain Program

Table22-4

Table22-5

Prodesur dan Desain Kontrol

Table22-6

Implementasi Sistem

Implementasi sistem adalah proses untuk menginstal perangkat keras dan perangkat lunak dan membuat SIA aktif dan berjalan.

Perencanaan Implementasi dan Persiapan Lokasi

Rencana implementasi terdiri dari tugas implementasi, tanggal penyelesaian yang diharapkan, perkiraan biaya, dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas.

Figure22-3

Konversi Sistem

Konversi berubah dari yang lama ke SIA yang baru. Empat pendekatan digunakan:

• Konversi langsung mengakhiri SIA lama ketika yang baru diperkenalkan
• Konversi paralel mengoperasikan sistem lama dan baru secara bersamaan untuk suatu periode
• Konversi phase_in secara bertahap menggantikan elemen-elemen SIA lama dengan yang baru
• Konversi percontohan menerapkan sistem di satu bagian organisasi, seperti lokasi cabang

Operasi dan Pemeliharaan

Table22-7

Table22-8

BAB. 21 STRATEGI PENGEMBANGAN SIA

Membeli Perangkat Lunak

Perusahaan dapat menyewa perangkat lunak dari penyedia layanan aplikasi (ASPs), yang mengirimkan perangkat lunak melalui internet.

Perusahaan yang membeli perangkat lunak SIA mengikuti siklus hidup pengembangan sistem normal (SDLC) kecuali untuk yang berikut:

• Selama desain sistem konseptual, perusahaan menentukan apakah perangkat lunak yang memenuhi persyaratan AIS tersedia dan, jika demikian, apakah akan membelinya atau membuat sendiri
• Beberapa desain fisik dan langkah-langkah implementasi dan konversi dapat dihilangkan

Memperoleh Perangkat Keras dan Perangkat Lunak

Perusahaan yang membeli sistem besar atau kompleks mengirim vendor permintaan proposal (RFP), meminta mereka untuk mengusulkan sistem yang memenuhi kebutuhan mereka pada tanggal yang ditentukan. Proposal terbaik diselidiki untuk memverifikasi bahwa persyaratan perusahaan dapat dipenuhi. Menggunakan RFP penting karena:

1. Menghemat waktu
2. Menyederhanakan proses pengambilan keputusan
3. Mengurangi kesalahan
4. Menghindari potensi pertentangan

Mengevaluasi Proposal dan Memilih Sistem

Table21-1 menyajikan kriteria evaluasi perangkat keras, perangkat lunak, dan vendor.

Table21-1

Masalah tolok ukur adalah tugas input, pemrosesan, dan output yang khas dari apa yang akan dilakukan SIA baru. Skor poin memberikan bobot untuk setiap kriteria evaluasi berdasarkan kepentingannya. 

Perkiraan biaya persyaratan memperkirakan biaya pembelian atau pengembangan fitur yang tidak tersedia.

Table21-2

Pengembangan oleh Departemen Sistem Informasi In-House

Saat menggunakan developer luar, perusahaan mempertahankan kontrol atas proses pengembangan sebagai berikut:

• Pilih dengan hati-hati developer yang memiliki pengalaman dalam industri perusahaan dan pemahaman mendalam tentang bagaimana perusahaan menjalankan bisnisnya.
• Menandatangani kontrak yang secara ketat mendefinisikan hubungan antara perusahaan dan developer, menempatkan tanggung jawab untuk memenuhi persyaratan sistem pada developer, dan memungkinkan proyek dihentikan jika kondisi utama tidak terpenuhi.
• Rencanakan proyek secara detail dan sering memantau setiap langkah dalam pengembangan.
• Berkomunikasi secara sering dan efektif.
• Kontrol semua biaya dan minimalkan arus kas keluar sampai proyek diterima.

Pengembangan Perangkat Lunak Pengguna Akhir

Komputasi pengguna akhir (EUC) adalah pengembangan langsung, penggunaan, dan kontrol sistem informasi berbasis komputer oleh pengguna.

Keuntungan dan Kerugian dari Komputasi Pengguna Akhir

Komputasi pengguna akhir menawarkan keuntungan sebagai berikut:

• Pembuatan, kontrol, dan implementasi pengguna
• Sistem yang memenuhi kebutuhan pengguna
• Ketepatan waktu
• Membebaskan sumber daya sistem
• Fleksibilitas dan kemudahan penggunaan

Namun, ada kelemahan signifikan pada komputasi pengguna akhir dan untuk menghilangkan keterlibatan analis atau programer dalam proses pengembangan:

• Logika dan kesalahan pengembangan
• Aplikasi yang tidak diuji dengan baik
• Sistem yang tidak efisien
• Sistem dengan kontrol yang buruk dan terdokumentasi
• Ketidakcocokan sistem
• Duplikasi sistem dan data; sumber daya terbuang
• Biaya meningkat

Mengelola dan Mengontrol Komputasi Pengguna Akhir

Sebuah help desk mendukung dan mengontrol aktivitas pengguna akhir.

Tugas help desk termasuk menyelesaikan masalah, menyebarkan informasi, mengevaluasi produk perangkat keras dan perangkat lunak baru dan melatih pengguna akhir bagaimana menggunakannya, membantu pengembangan aplikasi, dan menyediakan pemeliharaan dan dukungan teknis.

Mengalihdayakan Sistem

Outsourcing mempekerjakan perusahaan luar untuk menangani semua atau sebagian dari kegiatan pemrosesan data organisasi.

Keuntungan dan Kerugian dari Outsourcing

Ada sejumlah keuntungan signifikan untuk outsourcing:

• Solusi bisnis
• Pemanfaatan aset
• Akses ke keahlian yang lebih besar dan teknologi yang lebih baik
• Biaya lebih rendah
• Kurangnya waktu pengembangan
• Penghapusan penggunaan puncak dan lembah
• Fasilitasi perampingan

Perusahaan yang melakukan outsourcing seringkali mengalami beberapa kelemahan berikut:

• Kekakuan
• Kehilangan kendali
• Mengurangi keunggulan kompetitif
• Sistem terkunci
• Tujuan yang tidak terpenuhi
• Layanan buruk
• Peningkatan resiko

Manajemen Proses Bisnis

Rekayasa ulang proses bisnis (BPR) adalah pendekatan drastis, satu kali peristiwa untuk meningkatkan dan mengotomatisasi proses bisnis.

Beberapa prinsip penting yang mendasari BPM adalah sebagai berikut:

• Proses bisnis dapat menghasilkan keunggulan kompetitif
• Proses bisnis harus dikelola dari ujung ke ujung
• Proses bisnis harus gesit
• Proses bisnis harus diselaraskan dengan strategi dan kebutuhan organisasi

Sistem manajemen proses bisnis (BPMS) mengotomatisasi dan memfasilitasi peningkatan proses bisnis. BPMS dapat meningkatkan komunikasi dan kolaborasi, mengotomatiskan kegiatan, dan berintegrasi dengan sistem lain dan dengan mitra lain dalam rantai nilai.

BPMS memiliki empat komponen utama berikut ini:

• Mesin proses untuk memodelkan dan menjalankan aplikasi, termasuk aturan bisnis
• Analisis bisnis untuk membantu mengidentifikasi dan bereaksi terhadap masalah bisnis, tren, dan peluang
• Alat kolaborasi untuk menghilangkan hambatan komunikasi
• Manajer konten untuk menyimpan dan mengamankan dokumen elektronik, gambar, dan file lainnya

Prototyping

Prototyping adalah pendekatan desain sistem di mana model kerja sistem yang disederhanakan dikembangkan. Prototypingmembantu menangkap kebutuhan pengguna dan membantu pengembang dan pengguna membuat keputusan desain konseptual dan fisik.

Figure21-1

Keuntungan Prototyping

Prototyping mempunyai keuntungan sebagai berikut:

• Definisi kebutuhan pengguna yang lebih baik
• Keterlibatan dan kepuasan pengguna yang lebih tinggi
• Waktu pengembangan lebih cepat
• Lebih sedikit kesalahan
• Lebih banyak peluang untuk perubahan
• Lebih murah

Table21-3

Kerugian Prototyping

• Waktu pengguna yang signifikan
• Penggunaan sumber daya sistem yang kurang efisien
• Pengujian dan dokumentasi yang tidak memadai
• Reaksi perilaku negatif
• Pengembangan tanpa akhir

Rekayasa Perangkat Lunak Berbantuan Komputer

Rekayasa perangkat lunak (atau sistem) berbantuan komputer (CASE) adalah paket alat yang terintegrasi yang digunakan oleh perancang terampil untuk membantu merencanakan, menganalisis, merancang, memprogram, dan memelihara sistem informasi.

CASE memberikan sejumlah keuntungan penting:

• Peningkatan produktivitas
• Peningkatan kualitas program
• Penghematan biaya
• Prosedur kontrol yang ditingkatkan
• Dokumentasi yang disederhanakan

BAB 20. PENGENALAN PENGEMBANGAN SISTEM DAN ANALISIS SISTEM

Pendahuluan

Perusahaan mengubah sistem mereka karena beberapa alasan berikut:

• Perubahan dalam kebutuhan pengguna atau bisnis
• Perubahan teknologi
• Peningkatan proses bisnis
• Keunggulan kompetitif
• Keuntungan produktivitas
• Integrasi sistem
• Sistem menua dan perlu diganti

Pengembangan Sistem

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Analsis Sistem      Langkah pertama dalam pengembangan sistem adalah analisis sistem, dimana informasi dibutuhkan untuk pembelian, mengembangkan, atau memodifikasi suatu sistem yang dikumpulkan.

Figure20-1

Desain Konseptual     Selama desain konseptual, perusahaan memutuskan bagaimana memenuhi kebutuhan pengguna.

Desain Fisik     Selama desain fisik, perusahaan menerjemahkan persyaratan desain konseptual yang luas dan berorientasi pengguna ke dalam spesifikasi terperinci yang digunakan untuk mengkode dan menguji program komputer, merancang input dan output dokumen, membuat file dan basis data, mengembangkan prosedur, dan membangun kontrol ke dalam sistem baru.

Pelaksanaan dan Konversi     Semua elemen dan aktivitas dalam sistem berkumpul bersama dalam fase pelaksanaan dan konversi.

Operasi dan Pemeliharaan      Selama operasi dan pemeliharaan, sistem baru ditinjau secara berkala dan modifikasi dibuat ketika masalah muncul atau ketika kebutuhan baru menjadi jelas.

Para Pemain

Sejumlah orang harus bekerja sama untuk berhasil mengembangkan dan mengimplementasikan AIS.

MANAJEMEN     Peran pengembangan sistem manajemen yang paling penting adalah untuk menekankan pentingnya melibatkan pengguna dalam proses, untuk memberikan dukungan dan dorongan untuk proyek pengembangan, dan untuk menyelaraskan sistem dengan strategi perusahaan.

AKUNTAN DAN PENGGUNA LAINNYA     Pengguna AIS mengomunikasikan kebutuhan informasi mereka kepada pengembang sistem.

KOMITE SISTEM INFORMASI      Komite sistem informasi di tingkat eksekutif mengendalikan dan mengawasi fungsi sistem informasi.

TIM PENGEMBANGAN PROYEK     Setiap proyek pengembangan memiliki tim analis sistem dan manajer spesialis, akuntan, dan pengguna untuk memandu pengembangannya.

ANALISIS DAN PROGRAM SISTEM     Analis sistem mempelajari sistem yang ada, merancang yang baru, dan menyiapkan spesifikasi yang digunakan oleh pemrogram komputer.

Pemrogram komputer menulis program menggunakan spesifikasi yang dikembangkan oleh para analis. Mereka juga memodifikasi dan memelihara program komputer yang ada.

PEMAIN EKSTERNAL     Pelanggan, vendor, auditor eksternal, dan entitas pemerintah memainkan peran dalam pengembangan sistem.

Perencanaan Pengembangan Sistem

Diperlukan dua rencana pengembangan sistem:

1. Rencana pengembangan proyek
2. Rencana utama

Teknik Perencanaan

Teknik evaluasi dan ulasan program (PERT) mensyaratkan bahwa semua kegiatan dan hubungan preseden dan selanjutnya di antara mereka harus diidentifikasi.

Figure20-2

Gantt chart (Figure20-3) adalah diagram batang dengan kegiatan proyek di sisi tangan kiri dan satuan waktu di bagian atas.

Table20-1

Analisis Kelayakan

Seperti yang ditunjukkan dalam Figure20-1, studi kelayakan (atau kasus bisnis) disiapkan selama analisis sistem dan diperbarui seperlunya selama SDLC.

Figure20-3

Ada lima aspek penting yang perlu dipertimbangkan selama studi kelayakan:

1. Kelayakan ekonomi
2. Kelayakan teknikal
3. Kelayakan hukum
4. Kelayakan penjadwalan
5. Kelayakan operasional

Penganggaran Modal: Menghitung Kelayakan Ekonomi

Berikut ini adalah tiga teknik penganggaran modal yang umum digunakan:

1. Periode pengembalian
2. Net present value (NPV)
3. Tingkat pengembalian internal (IRR)

Payback, NPV, dan IRR diilustrasikan dalam analisis kelayakan yang ditampilkan dalam Table20-8.

Table20-2

Aspek Perubahan Perilaku

Mengapa Masalah Perilaku Terjadi?

Untuk meminimalkan reaksi perilaku yang merugikan, orang harus memahami mengapa resistensi terjadi. Beberapa faktor yang lebih penting termasuk yang berikut:

• Takut
• Dukungan manajemen puncak
• Pengalaman dengan perubahan sebelumnya
• Komunikasi
• Sifat perubahan yang mengganggu
• Cara di mana perubahan diperkenalkan
• Bias dan emosi
• Karakteristik dan latar belakang pribadi

Mencegah Masalah Perilaku

Elemen manusia, yang seringkali merupakan masalah paling signifikan yang dihadapi perusahaan dalam mengimplementasikan suatu sistem, dapat diperbaiki dengan memperhatikan pedoman berikut:

• Dapatkan dukungan manajemen
• Memenuhi kebutuhan pengguna
• Libatkan pengguna
• Singkirkan ketakutan, dan tekankan peluang baru
• Hindari emosionalisme
• Berikan pelatihan
• Periksa kembali evaluasi kinerja
• Biarkan jalur komunikasi tetap terbuka
• Uji sistemnya
• Buat sistem tetap sederhana, dan memanusiakannya
• Kendalikan ekspektasi pengguna

Analisis Sistem

Investigasi Awal

Investigasi awal dilakukan untuk menyaring permintaan untuk pengembangan sistem.

 Figure20-4

Proposal untuk melakukan analisis sistem disiapkan untuk proyek yang disetujui. Proyek ini diberi prioritas dan ditambahkan ke rencana induk. Table20-3 menunjukkan isi informasi proposal untuk melakukan analisis sistem.

Survei Sistem

Survei sistem adalah studi ekstensif SIA saat ini yang memiliki tujuan sebagai berikut:

• Mendapatkan pemahaman tentang operasi, kebijakan, prosedur, dan arus informasi perusahaan; Kekuatan dan kelemahan SIA; dan perangkat keras, perangkat lunak, dan personel yang tersedia
• Buat penilaian awal dari kebutuhan pemrosesan saat ini dan di masa depan, dan tentukan sejauh mana sifat perubahan yang dibutuhkan
• Mengembangkan hubungan kerja dengan pengguna, dan bangun dukungan untuk SIA
• Kumpulkan data yang mengidentifikasi kebutuhan pengguna, melakukan analisis kelayakan, dan membuat rekomendasi kepada manajemen

Table20-3

Table20-4

Table20-5

Kebutuhan Informasi dan Persyaratan Sistem

Table20-6 adalah sistem dari persyaratan sistem.

Figure20-5 adalah pandangan lucu tentang jenis masalah komunikasi yang terkait dengan proses ini.

Table20-6

Figure20-5

Empat strategi berikut digunakan untuk menentukan persyaratan AIS:

1. Tanyakan kepada pengguna apa yang mereka butuhkan
2. Menganalisis sistem eksternal
3. Periksa sistem yang ada
4. Buat prototipe

Table20-7

Table20-8