BAB. 2 ELEMEN DAN PROSEDUR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

FUNGSI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA):

1. Menciptakan aktivitas bisnis yang efektif dan efisien.
2. Mengendalikan aktivitas bisnis secara efektif dan efisien.
3. Mengumpulkan dan mengolah data secara efektif dan efisien.
4. Mengamankan data, informasi, dan aset perusahaan.
5. Menyajikan informasi terpercaya dalam pengambilan keputusan.

AKTIVITAS UTAMA ORGANISASI

TRANSAKSI DALAM AKTIVITAS ORGANISASI

SIKLUS TRANSAKSI

Transaksi pada aktivitas utama organisasi terjadi secara berulang dan disebut disebut dengan siklus transaksi.

• Siklus Pendanaan: Pengumpulan dana (kredit/emisi saham),   pembayaran dividen, bunga, dan pengembalian   utang.
• Siklus Pengeluaran: Permintaan pembelian, pembelian, penerimaan   persediaan, pengeluaran kas, retur pembelian dan potongan pembelian.
• Siklus Pendapatan: Order pelanggan, penjualan, pengiriman, penerimaan kas, potongan penjualan, retur penjualan dan cadangan retur, kerugian piutang.
• Siklus Penggajian/SDM: Rekrutmen, training, promosi, penghentian, penggajian, dan pajak.
• Siklus Investasi: Pembelian aktiva tetap, investasi jangka pendek dan jangka panjang, penghentian aktiva/ investasi, penerimaan pendapatan investasi.

CONTOH-CONTOH KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

PROSEDUR DAN DOKUMEN

Salah satu fungsi Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah mengolah data secara efektif dan efisien, untuk menjalankan fungsinya diperlukan prosedur dan dokumen.

Langkah utama dalam pengolahan data adalah sebagai berikut:

1. Merekam data ke dalam dokumen transaksi
2. Mencatat data ke dalam jurnal secara kronologis.
3. 
   

   Memposting data pada buku jurnal ke dalam buku besar dan buku pembantu, untuk memilah data berdasarkan kelompoknya atau jenis rekeningnya.

SISTEM MANUAL DAN SISTEM BERBANTUAN KOMPUTER

Pengolahan data bisa dilakukan secara manual atau berbantuan komputer. Jika pengolahan data dilakukan secara manual disebut dengansistem manual, dan jika pengolahan dengan bantuan komputer, maka rancangan sistem disebut berbantuan komputer (Computer Based Information Systems).

PERAN AKUNTAN DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Peran akuntan dalam SIA adalah sebagai arsitek SIA atau sebagai perancang skenario sistem pengolahan dan pelaporan data.

Akuntan berkolaborasi dengan ahli di bidang lain, misalnya di bidang teknologi informasi, untuk mewujudkan skenario SIA yang telah dirancangnya.

DOKUMEN TRANSAKSI
Dokumen transaksi (source document) adalah media atau formulir yang dapat berbentuk kertas maupun elektronik (computer screens). Dokumen transaksi berfungsi untuk:

• Merekam data, mendokumentasikan transaksi, mengotorisasi transaksi, dan memerintah kegiatan.
• Pengendalian transaksi (bernomor urut tercetak)
• Menjamin kelengkapan data, tersedia informasi tercetak (preprinted standard information) serta petunjuk pengisian dan distribusi.

CONTOH DOKUMEN TRANSAKSI

PEDOMAN PERENCANAAN DOKUMEN

Pertimbangan umum:

1. Informasi tercetak dibuat selengkap mungkin.
2. Ukuran kertas dirancang dengan tepat.
3. Tulisan menarik dan informatif.
4. Memenuhi berbagai tujuan penggunaan.
5. Petunjuk pengisian cukup jelas.
6. Formulir tindasan berwarna lain

Bagian atas dokumen:

1. Nama formulir tertulis dengan jelas.
2. Bernomor urut tercetak (di sudut kanan atas).
3. Jika formulir akan dikirim keluar perusahaan, maka nama dan alamat perusahaan tercetak di dalam formulir dengan jelas.

JURNAL, BUKU BESAR, DAN BUKU PEMBANTU

Setiap transaksi dicatat di dalam buku jurnal, kemudian di posting ke buku besar dan buku pembantu.

Jenis jurnal:

1. Jurnal khusus (Specialized Journal), untuk membukukan transaksi rutin. Jenis jurnal khusus:
   a. Jurnal pembelian, untuk mencatat pembelian KREDIT.
   b. Jurnal penjualan, untuk mencatat penjualan KREDIT.
   c. Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat SELURUH TRANSAKSI PENERIMAAN KAS.
2. Jurnal umum (General Journal), untuk membukukan transaksi yang jarang terjadi/tidak rutin dan tidak bisa dicatat ke dalam jurnal khusus.

Buku besar (general ledger) digunakan untuk meringkas transaksi yang telah dicatat ke dalam jurnal, yang mencakup seluruh rekening aktiva, utang, modal, pendapatan, dan biaya.

Buku pembantu (Subsidiary ledger) digunakan untuk merinci saldo buku besar yang perlu dirinci, misalnya Piutang Dagang. Buku besar yang berhubungan dengan buku pembantu tertentu disebut rekening kontrol (control account).

Buku besar dibuat sebagai dasar penyusunan laporan keuangan, sedangkan buku pembantu digunakan sebagai dasar penyusunan laporan manajerial.

ELEMEN PENTING DALAM SISTEM PEMBUKUAN

1. Audit trail atau jejak pembukuan adalah referensi posting (posting reference), untuk memberi identifikasi asal data dan tujuan data, untuk memudahkan pengujian ketepatan pembukuan.
2. Chart of Accounts adalah daftar seluruh rekening buku besar dan buku pembantu untuk kepentingan klasifikasi data. Chart of Account merupakan sumber data utama untuk proses penyusunan laporan keuangan dan laporan manajerial untuk menjamin dapat dipenuhinya berbagai kebutuhan informasi akuntansi.
3. Kode dokumen dan kode rekening. Setiap dokumen akuntansi harus diberi kode untuk memudahkan pengarsipan, pengolahan data, serta pengendaliannya.
   Prinsip dasar perancangan kode:
   a. Logis serta mudah diingat.
   b. Sesuai dengan karakteristik obyek yang diberi kode, misalnya kode urut untuk dokumen yang penggunaannya harus urut nomor.

JENIS-JENIS KODE

1. Sequential code (kode urut), kode yang dibuat urut karena dokumen atau obyek yang akan diberi kode akan dikontrol dan diawasi berdasarkan urutannya. Misal: Kode untuk cek.
2. Block codes (kode blok), kode diklasifikasi dalam beberapa blok, dan setiap blok digunakan untuk memberi kode sekelompok obyek tertentu.
3. Kode grup (group codes), setiap angka merepresentasikan obyek-obyek tertentu.
   Contoh: 1 = Aktiva, 11 = Aktiva   lancar, 111 = Kas, 112 = Piutang Dagang dst., atau sebagai berikut XXXX-X-XXX, dengan maksud empat angka pertama adalah kode pusat pertanggungjawaban, satu angka di tengah kode anggaran/realisasi, dan tiga angka terakhir untuk buku besar.
4. Kode kombinasi (mnemonic code), kode yang dibuat dengan mengkombinasikan huruf dan angka dengan tujuan untuk memudahkan pemahaman makna code. Contoh: AL-1 Aktiva Lancar, Kas, dst. 

LAPORAN MANAJERIAL DAN LAPORAN KEUANGAN

1. Laporan manajerial, adalah laporan yang ditujukan untuk memenuhi kepentingan manajemen.
   Contoh laporan manajerial:
   a. Anggaran (budgets): perencanaan yang dinyatakan dalam satuan uang, misalnya anggaran kas, anggaran biaya tenaga kerja, dsb.
   b. Laporan kinerja (performance reports): pencapaian prestasi berupa perbandingan antara realisasi dengan anggaran atau dengan angka pembanding yang lain.
   c. Laporan penjualan per jenis produk, per divisi, per area penjualan produk, dst.
2. Laporan keuangan, adalah laporan yang terdiri atas laporan laba rugi, laporan modal, neraca, laporan arus kas, serta pengungkapan laporan keuangan, Laporan keuangan bersifat umum dan terutama ditujukan untuk pemakai eksternal.

PENGARUH LAPORAN TERHADAP PERILAKU

1. Management by exception adalah prinsip untuk memaklumi penyimpangan dari anggaran yang bersifat tidak material dan tidak memerlukan investigasi.
2. Laporan manajerial berpengaruh besar terhadap perilaku, karena manajemen dan staff akan cenderung bekerja secara lebih profesional jika prestasinya akan diukur dan dievaluasi.

PENGENDALIAN INTEREN.

Pengendalian interen adalah sistem yang dirancang untuk memastikan beberapa hal berikut:

• Keandalan laporan: laporan manajerial dan laporan keuangan.
• Keamanan aset dan laporan.
• Efektifitas dan efesiensi kegiatan organisasi.
• Kepatuhan pada kebijakan manajemen dan segala peraturan serta hukum yang berlaku.

ELEMEN-ELEMEN POKOK PENGENDALIAN INTEREN

• Kelengkapan dokumentasi
• Pemisahan fungsi
  a. Fungsi otorisasi
  b. Fungsi pencatatan
  c. Fungsi penyimpanan
• Keandalan laporan
  a. laporan manajerial
  b. laporan keuangan