BAB 4. DOKUMENTASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

BENTUK DOKUMENTASI:

1. Narasi atau uraian tertulis
2. Bagan Alir
3. Diagram
4. Media tertulis lainnya yang berfungsi untuk mendeskripsikan perangkat sistem dan cara kerja lapangan.

DIAGRAM ARUS DATA

Diagram arus data atau Data Flow Diagram (DFD) adalah diagram yang digunakan untuk menggambarkan arus data SIA. Untuk membuat DFD digunakan simbol-simbol dasar sebagai berikut:

1. Asal data dan tujuan data = kotak
2. Arus data = lingkaran
3. Proses transformasi = anak panah
4. Penyimpanan data = dua garis horisontal sejajar

DIAGRAM KONTEK

Diagram kontek adalah DFD yang masih sangat umum dan belum menggambarkan secara detail

DATA DICTIONARY

Data dictionary adalah deskripsi tentang seluruh elemen data, penyimpanan data, arus data, termasuk item fisik data dalam SIA.

BAGAN ALIR

Bagan alir digunakan untuk menjelaskan prosedur secara ringkas dan jelas. Bagan alir dibuat dengan menggunakan simbol-simbol dasar sebagaimana simbul dalam DFD.

Jenis-jenis bagan alir:

1. Bagan alir dokumen, untuk menggambarkan arus data dan informasi dalam organisasi.
2. Bagan alir sistem komputer atau bagan alir sistem, untuk menggambarkan input, proses, output.
3. Bagan alir program, digunakan untuk menggambarkan urutan kerja program komputer. 

Simbol-simbol dasar bagan alir dapat dibagi menjadi empat kategori, yaitu:

1. Simbol input/output
2. Simbol proses
3. Simbol penyimpanan
4. Simbol arus dokumen

DFD Vs. Bagan Alir

DFD menggambarkan arus data SIA, sedangkan Bagan alir menggambarkan arus dokumen atau catatan yang berisi data dalam sistem.

BAGAN ALIR DOKUMEN

Bagan alir dokumen menggambarkan arus dokumen dan informasi dalam organisasi sesuai dengan area tanggungjawab suatu transaksi.

Bagan alir menunjukan arus data dari awal sampai akhir, dalam arti:

• Dari mana asal dokumen
• Kemana saja dokumen didistribusikan
• Bagaimana dokumen digunakan

Internal control flow charts, digunakan untuk mengevaluasi kecukupan pengendalian interen, seperti pemisahan fungsi dan pengecekan independen.

Bagan alir dokumen dapat menunjukan kelemahan, seperti:

• ketidakcukupan arus komunikasi 
• kompleksitas dokumen yang tak diperlukan
• prosedur yang tidak efisien

PEDOMAN PEMBUATAN BAGAN ALIR

Langkah-langkah pembuatan bagan alir, yaitu:

1. Mewawancara pengguna, pengembang, auditor, dan manajemen.
2. Mengadministrasikan pernyataan
3. Membaca deskripsi dalam bentuk narasi.
4. Mengevaluasi seluruh transaksi dalam sistem.

Mengidentifikasi:

• bagian/divisi yang masuk ke dalam bagan alir.
• arus dokumen dan informasi
• proses

BAGAN ALIR SISTEM

Menggambarkan hubungan antara input, proses, dan output dari SIA.

• Bagan alir sistem berawal dari pemasukan data ke dalam sistem.
• Data diproses di dalam sistem.
• Data yang diproses kemudian disajikan dalam bentuk output/laporan, menghasilkan informasi baru.

BAGAN ALIR PROGRAM

Bagan alir program menggambarkan urutan proses pengolahan data dalam suatu program komputer.

Bagan alir program juga menggambarkan dari input, proses, dan output.

ISTILAH-ISTILAH PENTING

1. Data flow diagram, yang menggambarkan arus data antara proses, file, dan tujuan data.
2. Decision table, suatu matrik yang menggambarkan proses keputusan dengan variabel yang komplek.
3. Document Flow chart, diagram yang menggambarkan arus dokumen antara berbagai unit dalam suatu organisasi.
4. Entity-relationship diagram, menggambarkan hubungan antara entity yang disimpan di dalam memori komputer.
5. Gantt Chart, menggambarkan target waktu penyelesaian untuk setiap kegiatan dalam suatu proyek.
6. Network changes, menggambarkan urutan pelaksanaan setiap tahapan proyek termasuk target waktu penyelesaian.
7. Program flowchart, untuk menggambarkan langkah-langkah dan logika kerja komputer.
8. Structure chart, untuk menggambarkan hirarki serta hubungan antar modul program komputer.
9. System flowchart, untuk menggambarkan aliran dari input, proses, hingga output.
10. System configuration chart, diagram untuk menggambarkan konfigurasi perangkat keras sistem.